如何用 AI 提升行政效率
行政人員可立即使用的 AI 工作流程
⚠️ 請先在非正式資料測試。 下面每個流程都建議先用假資料或已公開資料試，確認結果可靠、也確認公司規範允許後，再用在正式工作上。
行政工作很多是「重複但不能錯」：回信、整理會議、看長文件、對表格、寫流程。AI 不能幫你負責，但很適合幫你打草稿、抓重點。以下 5 個流程，用你可能已經有的工具就能試。
流程 1：信件草稿與回覆
Google 官方說明，Gmail 中的 Gemini 可以協助撰寫郵件、摘要信件串等。試法：先拿一封不含客戶資料的信，請 AI 依你指定的語氣寫回覆草稿，你再修改。 來源：Gmail 說明｜在 Gmail 中與 Gemini 協作
要核對的地方：日期、金額、人名、承諾事項。
流程 2：會議筆記與待辦
Google Meet 的「幫我做筆記」可以在會議中整理筆記；Teams 中的 Copilot 則會運用會議轉錄內容整理重點。先從內部例會開始試，不要一開始就用在客戶會議。 來源：Google Meet 說明｜「幫我做筆記」、Microsoft Learn｜Teams 中的 Copilot 與轉錄
延伸閱讀：AI 會議記錄工具整理
流程 3：長文件摘要
公告、規章、廠商說明書太長？Google 文件中的 Gemini 可協助摘要與撰寫；Google 的 NotebookLM 則可以針對你上傳的資料來源提問與摘要。試法：拿一份公開的政府公告或產品說明書，請 AI 列出 5 個重點，再自己對照原文看有沒有漏或錯。 來源：Google 文件編輯器說明｜在 Google 文件中與 Gemini 協作、NotebookLM 官網
流程 4：表格整理
把雜亂的名單格式統一、拆欄位、寫公式，AI 很擅長給你步驟或公式草稿。試法：自己做一份 10 列的假資料，請 AI 寫公式或整理步驟，確認結果正確再套用。真實的客戶或員工名單含個資，不要直接貼進 AI。
流程 5：寫 SOP 與教學文件
把你口頭交接的步驟用條列打出來，請 AI 整理成格式一致的 SOP，再由你補上公司特有的規定。這類內容通常不含個資，是很適合入門的流程。
安全使用的 3 條規則
- 先假資料、後正式資料：這是本文最重要的一條。
- 不輸入個資與機密：客戶資料涉及個人資料保護法，報價成本等可能屬營業秘密。來源：全國法規資料庫｜個人資料保護法
- 人工核對後才送出：AI 是草稿員，不是負責人。
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小結
從最不敏感、最重複的工作開始，例如 SOP 和公開文件摘要，先感受 AI 能省多少時間，再慢慢擴大。各工具是否提供上述功能、需要什麼方案，請以官網為準。
常見問題
行政人員用 AI 要先學程式嗎？
不用。本文的流程都是在 Gmail、Google 文件、Teams 這類常用工具裡，用文字下指令就能操作，前提是你的方案有提供相關 AI 功能。
可以直接用公司正式資料試嗎？
不建議。請先用假資料或已公開、不含個資的資料測試，確認效果與資料處理方式後，再依公司規範決定是否用於正式資料。
AI 寫的東西可以直接寄出嗎？
不建議。AI 可能寫錯日期、數字或語氣，寄出前一定要人工核對。